Talouden ja logistiikan reaaliaikainen integraatio on aina ollut SAP:n myyntivaltti. Integraation toimivuus perustuu konfigurointeihin, perustietojen laatuun sekä järjestelmän käyttäjien osaamiseen. Päätökset logistiikan alueella vaikuttavat taloushallintoon ja päinvastoin. Virheetkin ovat integroituja.

Onnistunut käyttöönotto edellyttää konfigurointivalintojen ja niiden seurausten ymmärtämistä. Miten SAP:n organisaatiorakenteet saadaan vastaamaan yrityksen omia rakenteita ja tarpeita? Mikä on kustannuslaji, ovatko kaikki tilit kustannuslajeja, mitä valinta vaikuttaa MM tiliöinteihin? Miten tulosyksikkö määräytyy, miten tuotekustannukset saadaan kannattavuusanalyysiin? Mitä tietoja liittymässä pitää olla, jotta kirjanpidon tosite, verot ja sisäisen laskennan tiedot tulevat oikein.

Kuinka syvällisesti pitäisi tuntea muita moduuleja? Pitääkö taloudessa tietää miten tavarat ja tieto liikkuvat yrityksen logistiikassa? Riittää kun tuntee integraatiopisteet, joissa tiliöinnit määräytyvät. Ne sijaitsevat yleensä kohdissa, joissa tavara tulee yritykseen tai lähtee sieltä tai sen arvo muuttuu. Mitä paremmin talous tuntee näiden prosessien logiikkaa ja konfigurointeja, sitä varmemmin voi luottaa sieltä tulevien talouden kirjausten laatuun.

Hankinnasta maksuun – prosessi

Esimerkkejä talouden ja ostoprosessin integraatiosta

Ostoprosessi talouden näkökulmasta IDES HTML 20.3.2016
Ostoprosessi talouden näkökulmasta (Financials in Purchase to Pay Process) PDF

Hankintaehdotus voi syntyä automaattisesti MRP-ajosta, APO:sta, myyntilaukselta (trading), kunnossapitotilaukselta, tuotantotilaukselta tai manuaalisesti. Jos sitoumusten hallinta on aktivoitu, tarkistetaan hankintaehdotuksen ja ostotilauksen luonnin yhteydessä mahtuuko hankinta kustannuspaikan tai tilauksen budjettiin). Kirjanpitoon syntyy tosite vasta tavaran vastaanoton yhteydessä. Kohteena voi olla tulosyksikkö, kustannuspaikka, tilaus, projekti, käyttöomaisuus riippuen ostotilauksen tliöintityypistä. Laskusta syntyy avoin toimittajaerä.

Tilauksesta maksuun – prosessi

Esimerkkejä talouden ja myyntiprosessin integraatiosta

Myyntiprosessi talouden näkökulmasta  IDES ECC607  HTML 10.4.2016

Myyntiprosessi talouden näkökulmasta (Sales order process from accounting perspective) PDF

Kuvan prosessi alkaa myyntitilauksesta, mutta sitä voisi edeltää tarjouskäsittely. Suuri osa tilauksista tulee nykyään sähköisessä muodossa. Asiakkaan luottokelpoisuus voidaan tarkistaa sekä tilauksen tullessa että ennen toimitusta. Tilausvaiheessa ei synny kirjauksia laskentaan. Vasta toimituksen yhteydessä syntyy kirjanpitoon tosite.  Seuraava tosite syntyy laskulta. Jos asiakas ei maksa tai maksaa myöhässä, saatavia voidaan periä ja viivästyksestä lähettää korkolasku. Myyntiprosessista syntyy kirjauksia myös sisäiseen laskentaan kuten kannattavuusanalyysiin (COPA). Myynti tuloutuu tulosyksikölle, joka uudessa pääkirjassa (NGL) on osa ulkoista laskentaa.