Miksi arkistoida?

SAP on tietointensiivinen järjestelmä.  Jokainen tuloste tai suoritettu transaktio synnyttää dataa, jota talletetaan lokeihin ja tositteisiin. Pienimmästäkin tavaran liikahduksesta syntyy numeroitu tosite.

Käyttöönoton jälkeen tietokanta yleensä alkaa kasvaa nopeasti. Arkistoinnista aletaan yleensä puhua vasta, kun tietokanta paukkuu ja sen kasvuvauhti on suuri. Myös käyttäjät ovat alkaneet valittaa pitkistä vasteajoista ja raporttien kestoista. SAP on totuttanut käyttäjät siiten, että kaikki tieto käyttöönotosta alkaen on saatavilla. Kun arkistointi otetaan puheeksi, heräävät monet vastustamaan tietojen hävittämistä. Yksi onnistuneen arkistointiprojektin avaintehtäviä onkin vakuuttaa käyttäjät siitä, että arkistointi ei tarkoita tietojen hävittämistä.

SAP arkistoinnilla tarkoitetaan tietojen poistamista aktiivikannasta ja niiden siirtämistä arkistoon,  jossa ne säilyvät arkistoituna tietona. Järjestelmä tietää minne tiedot on siirretty ja ne ovat edelleen käytettävissä. Miten ja missä muodossa – sen pitäisi selvitä käyttäjille arkistointiprojektin aikana. Arkistoinnin yhteydessä mainitaan usein myös asiakirja-arkistointi (Document Archiving) ja tulostearkistointi (Print List Archiving). Ne eivät ole arkistointia siinä mielessä, että mitään ei poisteta tietokannasta.

1. Data arkistointi (Data Archiving)

Arkistoinnissa SAP dataa (kirjanpidon tositteita, myyntitilauksia, toimituksia, laskuja) poistetaan tietokannasta. Arkistointiobjektit ovat ohjelmia, jotka hoitavat ja ohjaavat tietojen arkistointia. Arkistoitavat tiedot kirjoitetaan SAP-levylle, josta ne siirtyvät arkistoon. Arkistointia voi käyttää myös tietojen siivoamiseen, jolloin arkistointitiedostot voidaan jättää siirtämättä arkistoon ja tuhota.

2.  Asiakirja-arkistointi (Document Archiving)

Asiakirja-arkistoinnilla tarkoitetaan kirjauksiin liittyvien asiakirjojen ja liitteiden, esimerkiksi laskujen kuvien, lähetysluetteloiden, tilausten jne. linkittämistä tapahtumiin  ja tallentamista erilliseen arkistoon. Apuna käytetään erilaisia SAP:n menetelmiä kuten Archive Link, Generic Object services, DMS, Records Management. Asiakirjat voivat syntyä myös normaalien transaktioiden yhteydessä kuten laskut laskutuksessa ja lähetteet toimituksissa.

3.  Tulosteiden arkistointi (Print List Archiving)

Tulosteiden arkistoinnilla tarkoitetaan SAP raporttien tallentamista myöhempää käyttöä varten, esimerkiksi kirjanpidon raportit tilikauden päätyttyä.

Tässä esityksessä käsitellään vain datan arkistointia. Jatka lukemista!