SAP tallettaa kaikki tiedot tauluihin. Tavallisen käyttäjän ei tarvitse tuntea tauluja, mutta jos haluat luoda SAP kyselyitä, on syytä tuntea tavallisimpia tauluja. SAP tauluselain SE16, SE16N on työväline taulusisältöjen tarkasteluun. Alkuperäinen tauluselain on SE16. SE16N on siitä uudempi ja parannettu versio. HANA tuo vielä SE16H:n omine erikoispiirteineen.
Itse käytän edelleen pääosin alkuperäistä tauluselainta. SE16N:n paras puoli on se, että se näyttää samalla näytöllä sekä kenttäotsikon että teknisen nimen, mitä SE16 ei tee.
Kun haluat käyttää tauluselainta, pitää ensin tietää taulun nimi. Sen löydät asettamalla sovelluksessa kursorin esimerkiksi laskunumerokentän päälle ja painamalla F1.
Klikkaa “Teknisiä tietoja (työkalut ikoni)” avautuvalta inforuudulta. Seuraavalta näytöltä löydät taulun ja kentän nimen.
Esimerkiksi VBRK-VBELN, jossa VBRK on SD-laskutaulu ja VBELN on laskun numero.
Kaikki tauluja ei voi katsoa tauluselaimella. Jos teknisessä kuvauksessa näkyy teksti ‘rakenne’, kyseessä ei ole taulu, vaan rakenne, joka täytetään ohjelmallisesti ajon aikana. Sillä ei ole pysyvää sisältöä, joten sitä ei voi tarkastella tauluselaimella. Rakenteen kentät näkee transaktiolla SE11.
SAP tauluselain SE16, SE16N
Selaimella voi tehdä kyselyn vain yhdestä taulusta kerrallaan. Useamman taulun käsittävää hakua ei voi tehdä.
Jos käytät SE16 selainta, käy ensin käyttäjäparametreissa ja valitse esitysmuoto. Valitse ALV-Grid esitys. SE16N:ssä se on oletuksena. Voit myös valita haluatko nähdä kenttäotsikon (field label) vai teknisen nimen (field name). SE16N näyttää molemmat.
Anna taulun nimi ja tee valinnat. Jos SE16 valintaruudulla ei ole kaikkia tarvitsemiasi valintoja, ne pitää erikseen käydä valitsemassa asetuksista (User Settings). SE16N:ssä kaikki kentät ovat näkyvissä ja käytettävissä.
Kyselyn tulokseen tulevat kentät valitaan SE16 selaimessa asetuksista ( Format list / choose fields). SE16N:ssä kaikki kentät on automaattisesti valittu. Kenttä voidaan poissulkea tuloksesta poistamalla rasti sen edestä.
SAP tauluselain SE16, SE16N
SE16N:ssä ei ole käyttäjäparametreja. Sekä kenttäotsikko että tekninen nimi näytetään. Teknisen nimen voi piilottaa asetuksissa. Myös kaikki valintakentät ovat näkyvissä. Haun tulokseen valittavat kentät merkitään.
Otsikko- ja rivitaulut
Usein tiedot ovat jaettu otsikko- ja rivitason tietoihin. Otsikkotaulussa on avain rivitauluun, esimerkiksi asiakasnumero, nimikenumero tai tositenumero. Esimerkiksi kirjanpidon tositeotsin tiedot ovat taulussa BKPF ja tositerivit taulussa BSEG. Tilin numero on BSEG taulussa. SD:n laskuotsikkotaulu VBRK sisältä asiakastason tiedot. Tuotetiedot ovat rivitason tietoa, jotka on talletettu tauluun VBRP. Asiakasnumeroa ei enää ole tässä taulussa.
Jos tarvitset luettelon laskutetuista tuotteista asiakkain tarvitset taululiitoksen. Tauluselaimella sellaista ei saa. Jos kyseessä on ad-hoc tarve voit käyttää esimerkiksi SAP:n QuickView kyselyä. Jos kyseessä on pysyvämpi tarve, SAP Query kyselytyökalu on oikea valinta. Helppokäyttöinen QuickView on hyvä apu pysyvien kyselyiden suunnitteluun.
Haku avainkentällä
SE16 ja SE16N molemmat mahdollistavat datan latauksen Exceliin tai tiedostoon. Tätä voidaan joskus käyttää hyväksi, esimerkiksi kun halutaan nähdä toisesta taulusta van muutama tietue eikä viitsitä sitä varten ruveta tekemään raporttia. Tarvitaan vaikka haluta tietyn asiakkaan tietyn päivän laskut nimiketasolla. Haetaan ensin taulusta VBRK haku asiakkaan ja laskupäivän mukaan. Tulosluetteloon määritetään otettavaksi vain laskunumerot. Siirretään tulos Exceliin ja tallennetaan tekstitiedostona. Seuraavaksi suoritetaan haku rivitaulusta VBRP hyödyntäen tallennettuja laskunumeroita, jotka hakuun tekstitiedostosta. Itse käytän tätä toimintoa usein selvitellessäni arkistoinnin virhelokeja. Kopioin tositenumerot lokista tekstitiedostoon, josta tuon ne SE16 hakuun lähempään tarkasteluun.
Taulut SAP ERP – S/4 HANA
Monet SAP ERP tauluista ovat olemassa siksi, että niissä säilytetään tietoja eri tavoin summattuina ja ryhmiteltyinä. Esimerkiksi taloudessa kirjanpidon tositteet ovat tauluissa BKPF (otsikkotaulu) ja BSEG (rivitaulu). Rivitiedot (kirjanpidon tilit, reskontrat) ovat omissa indeksitauluissaan. Näitä ovat esimerkiksi BSIS/BSAS, BSID/BSAD, BSIK/BSAK, jotka sisältävät kp-tilien, asiakkaiden ja toimittajien avoimet ja suoritetut erät.
Taulujen määrä vähenee radikaalisti, kun ERP:stä siirrytään S/4 HANA:aan. Alla olevasta kuvasta näkyy tavallisimpia SAP ERP tauluja ja mitä niiden tilalle tulee uudessa järjestelmässä.
Käyttöoikeudet?
Huono uutinen on se, että IT on melko varmasti blokannut nämä työkalut, ainakin tuotantojärjestelmästä. Siihen on muutama hyvä syy. SAP taulut voivat olla valtavia ja kyselyt niistä tuhoisia suorituskyvylle. Pyydä oikeudet hiekkalaatikkoon tai testiin ja harjoittele siellä kunnes hallitset niiden käytön.
Toinen syy on tietoturva. Nämä välineet luokitellaan vaarallisiksi, koska niiden avulla voi ohittaa muut oikeudet ja katsoa tietoja suoraan tauluista. Luultavasti GDPR tulee vielä vähentämään näiden transaktioiden oikeuksia. Itselläni on tauluselain-oikeudet arkistoinnin pääkäyttäjän roolissa.
SAP Queryjen osalta, henkilöillä, jotka on oikeus luoda Infojoukkoja, pitäisi olla oikeudet myös tauluselaimen SE16/SE16N käyttöön, mutta kyselyiden käyttäjät eivät niitä tarvitse.
