Miksi arkistoida?

SAP arkistointi


Miksi arkistoida?

SAP on tietointensiivinen järjestelmä.  Jokainen tuloste tai suoritettu transaktio synnyttää dataa, jota talletetaan lokeihin ja tositteisiin. Pienimmästäkin tavaran liikahduksesta syntyy numeroitu tosite.

Käyttöönoton jälkeen tietokanta yleensä alkaa kasvaa nopeasti. Arkistoinnista aletaan yleensä puhua vasta, kun tietokanta paukkuu ja sen kasvuvauhti on suuri. Myös käyttäjät ovat alkaneet valittaa pitkistä vasteajoista ja raporttien kestoista. SAP on totuttanut käyttäjät siiten, että kaikki tieto käyttöönotosta alkaen on saatavilla. Kun arkistointi otetaan puheeksi, heräävät monet vastustamaan tietojen hävittämistä. Yksi onnistuneen arkistointiprojektin avaintehtäviä onkin vakuuttaa käyttäjät siitä, että arkistointi ei tarkoita tietojen hävittämistä.

SAP arkistoinnilla tarkoitetaan tietojen poistamista aktiivikannasta ja niiden siirtämistä arkistoon,  jossa ne säilyvät arkistoituna tietona. Järjestelmä tietää minne tiedot on siirretty ja ne ovat edelleen käytettävissä. Miten ja missä muodossa – sen pitäisi selvitä käyttäjille arkistointiprojektin aikana. Arkistoinnin yhteydessä mainitaan usein myös asiakirja-arkistointi (Document Archiving) ja tulostearkistointi (Print List Archiving). Ne eivät ole arkistointia siinä mielessä, että mitään ei poisteta tietokannasta.

1. Data arkistointi (Data Archiving)

Arkistoinnissa SAP dataa (kirjanpidon tositteita, myyntitilauksia, toimituksia, laskuja) poistetaan tietokannasta. Arkistointiobjektit ovat ohjelmia, jotka hoitavat ja ohjaavat tietojen arkistointia. Arkistoitavat tiedot kirjoitetaan SAP-levylle, josta ne siirtyvät arkistoon. Arkistointia voi käyttää myös tietojen siivoamiseen, jolloin arkistointitiedostot voidaan jättää siirtämättä arkistoon ja tuhota.

Data-arkistointiprosessi_SAP

2.  Asiakirja-arkistointi (Document Archiving)

Asiakirja-arkistoinnilla tarkoitetaan kirjauksiin liittyvien asiakirjojen ja liitteiden, esimerkiksi laskujen kuvien, lähetysluetteloiden, tilausten jne. linkittämistä tapahtumiin  ja tallentamista erilliseen arkistoon. Apuna käytetään erilaisia SAP:n menetelmiä kuten Archive Link, Generic Object services, DMS, Records Management. Asiakirjat voivat syntyä myös normaalien transaktioiden yhteydessä kuten laskut laskutuksessa ja lähetteet toimituksissa.

3.  Tulosteiden arkistointi (Print List Archiving)

Tulosteiden arkistoinnilla tarkoitetaan SAP raporttien tallentamista myöhempää käyttöä varten, esimerkiksi kirjanpidon raportit tilikauden päätyttyä.

Tässä esityksessä käsitellään vain datan arkistointia.

SAP arkistointi (jatk)

Miksi tietokantaa pitäisi arkistoida?

Arkistointi pienentää tietokannan kokoa ja hillitsee sen kasvua. Tavoitteena on alentaa järjestelmäkustannuksia ja parantaa vasteaikoja.

Migraatio tai version korotus edessä?

SAP suosittelee arkistointia ennen versionkorotuksia ja migraatioita. Kevyempi tietokanta aiheuttaa vähemmän riskejä ja pienentää ajoaikoja ja käyttökatkoja. Tosin, jos aikaisemmin ei ole arkistoitu, arkistointiprojektin aloittaminen voi olla liikaa tässä vaiheessa.

HANA harkinnassa?

HANA on nopea, ja pystyy käsittelemään suuria määriä dataa. Se ei kuitenkaan tarkoita, että sinne kannattaa dumpata vanhentunutta ja tarpeetonta dataa. HANAN:n käyttö ei ole halpaa. Käytöstä veloitetaan datamäärien mukaan. Jos tietoja ei tarvita, niitä ei kannata siirtää. SAP suosittelee arkistoimaan ennen HANA implementointia.

Data-siivous

Arkistointia voi hyödyntää myös vanhojen tietojen siivouksessa. Kannattaako vanhoja tuotantotilauksia säilyttää ikuisesti tai hankintaehdotuksia, joille ei koskaan tullut ostotilausta tai vuosia sitten lopetettujen yritysten tapahtumia? Ehkä käyttäjät helpommin löytäisivät oikeat tiedot, jos tarpeettomat poistettaisiin.

SAP:n data-arkistoinnissa on runsaasti sisään rakennettuja tarkistuksia, jotka varmistavat, että arkistointi tapahtuu oikeaan aikaan ja oikeassa järjestyksessä. Esimerkiksi kirjanpidosta ei voi arkistoida tositteita, joissa on avoimia eriä. Tuotantotilausta ei voi poistaa ennen kuin sen tila on ”päätetty”. Myyntilausta ei voi poistaa ennen kuin kaikki siihen liittyvät toimitukset ja laskut on arkistoitu. Arkistointi validoi, että liiketointaprosessi on täydellinen. Usein arkistoinnin yhteydessä havaitaan virheellisiä toimintatapoja, joista johtuen prosessit jäävät keskeneräisiksi.

Perustietojen (nimikkeet, asiakkaat, toimittajat) arkistoinnin edellytyksenä on, että kaikki niihin liittyvät tapahtumat on ensin arkistoitu.

Arkistoinnin valmistelu

Tietokannan kasvusta huolestuu ensimmäisenä IT-osasto. Ensimmäinen ratkaisu ongelmaan on luultavasti levykapasiteetin lisääminen. Koska se ei ole pitkäaikainen ratkaisu, arkistointi nostetaan esille.

On tärkeää muistaa, että arkistointi ei ole IT-osaston rutiinitehtävä, vaan sillä on vaikutus liiketoimintaan ja käyttäjien työhön. Yrityksen tietoihin liittyy koko joukko lakeja ja viranomaismääräyksiä, jotka ovat erilaisia eri maissa. Nämä määräykset ja niiden noudattaminen ovat liiketoiminnan vastuualueella. Arkistointi ei siksi ole IT-projekti vaan IT:n ja liiketoiminnan yhteinen. Tosin aloite arkistointiprojektiin tuskin koskaan tulee liiketoiminnan puolelta.

 Mitä alkuanalyysin pitäisi sisältää?

Arkistoinnin suunnittelu kannattaa aloittaa alkuanalyysillä, jossa selvitetään lähtötilanne.

  • suurten taulujen identifiointi ja niiden kasvun analyysi
  • näiden taulujen arkistointiobjektien identifiointi
  • liiketoimintaprosesseihin liittyvien arkistointiobjektien ja niiden välisten riippuvuuksien identifiointi
  • arkistoitavaan dataan liittyvien teknisten ja liiketoiminnallisten vaatimusten analyysi
  • lait ja viranomaisvaatimukset
  • arkistoituun dataan liittyvät saatavuus- ja raportointivaatimukset

Alkuanalyysin tavoitteena on muodostaa alueesta kokonaiskäsitys, blueprint,  joka tarkentuu projektin aikana.

Suurten taulujen identifiointi ja niiden kasvun analyysi

Kun tavoitteena on pienentää tietokannan kokoa ja pysäyttää sen kasvu, on ensimmäiseksi syytä tarkastella mitä tietoja tietokannassa oikein on. Mitkä ovat suurimmat ja nopeimmin kasvavat taulut?

Datan välttäminen

Ennen arkistointia kannattaa selvittää myös onko mahdollista ehkäistä datan syntymistä.

 1. Ennalta ehkäisevät toimenpiteet

Tietokantaan voi syntyä dataa, jota ei koskaan tarvita.  Järjestelmässä voi olla suuria taulua, joita ei koskaan lueta. Apua näiden selvittämiseen löytyy esimerkiksi SAP:n EWA raporteista, arkistointidokumenteista (SAP Data Management Guide) ja DVM analyysistä.

2. Tietojen summaus

SAP:ssa on myös erilaisia summaustoimintoja, joita hyödyntämällä voi pienentää tietomääriä. Esimerkiksi (FI-tositesummaus, jossa MM:stä ja SD:sta tulevista riveistä summataan nimiketiedot, joita ei haluta kirjanpidon tositteille).

3. Tietojen poistaminen

SAP:ssa on myös transaktioita tiettyjen tietojen suoraan poistoon. Useimmiten kuitenkin myös tietojen poistaminen tapahtuu arkistointiohjelmilla. Jos informaatiolle ei ole käyttöä, ei sitä kannata säilyttää arkistossa. Syntyneet arkistotiedostot voidaan silloin yksinkertaisesti poistaa.

4. Quick Wins

Tutustuttaessa tarkemmin tauluihin, huomataan usein varsinaisten taulujen lisäksi erilaisia suuria tauluja, jotka sisältävät teknistä dataa (lokeja, muutostositteita, idoceja, workflow dataa). Niitä voidaan arkistoida siivousluonteisesti. Näistä Quick Win tauluista on helppo aloittaa arkistointi. Ne eivät sisällä käyttäjien kaipaamaa dataa, joten vastustusta ei ole. Kannattaa myös pitää silmällä, että palvelutoimittaja huolehtii säännöllisesti vanhojen tulostuspyyntöjen ja taustatöiden poistamisesta.

Minne arkistoitu data talletetaan?

Arkistoitu data säilytetään SAP-järjestelmässä tiivistettynä. Tiedostot talletetaan SAP levylle ja määritellään SAP:n saavutettaviksi. Tärkeiden arkistojen säilyttäminen SAP levyllä ei ole turvallista. Siksi useimmiten hankitaan ulkoinen arkistointijärjestelmä, jonne tiedot siirtyvät arkistoinnin yhteydessä. Näitä SAP sertifoituja arkistointijärjestelmiä löytyy useammalta toimittajalta. Valitettavasti tällainen järjestelmä on usein kallis. Ainakin talousjohdon mielestä.

Ennen arkistoinnin aloittamista pitää kuitenkin ratkaista kysymys datojen pitkäaikaissäilytyksestä.  Se edellyttää yhteistyötä arkistointiratkaisujen toimittajien kanssa. Kun testaus aloitetaan, pitää koko järjestelmän olla asennuttuna ja käytössä.

Arkistointiprojektiin valitaan yleensä yhteistyökumppani. On tärkeää, että valitaan kumppani, joka todella hallitsee arkistoinnin. Yleensä ongelmana on löytää riittävän monipuolinen kumppani. Usein kumppanien tarjoamat projektit keskittyvät vain arkistoinnin tekniseen toteuttamiseen ja tietämys liiketoiminnan vaatimuksista on usein valitettavan kapea.

Arkistointiprojekti

Arkistointi kannattaa toteuttaa projektina. Silloin saadaan selvempi käsitys työstä ja saavutetaan nopeammin tuloksia.

On tärkeää muistaa, ettei arkistointi kuulu yksin IT-osastolle. Se on mitä suurimmissa määrin liiketoimintaprojekti, koska se koskee koko prosessia ja vaikuttaa käyttäjien työskentelyyn järjestelmässä. Loppukäyttäjät on syytä ottaa mukaan jo varhaisessa vaiheessa ja valmistaa heitä tulevaan. He ovat avainasemassa testausvaiheessa. Ja testaus on iso osa data-arkistointia.

IT osaston vastuulla ovat arkistointiobjektien tekniset konfiguroinnit, arkistoinforakenteet, arkistointijärjestykset ja muut tekniset osa-alueet. Liiketoiminnan tärkein tehtävä on määritellä tietojen säilytysajat SAP:ssa ja arkistointijärjestelmässä. Näitä tietoja tarvitaan määritettäessä arkistointiobjektien sovelluskohtaiset konfiguroinnit.

Ensimmäiset arkistoinnit tehdään testijärjestelmässä. Tässä vaiheessa pitäisi pystyä todentamaan käyttäjille myös miten he pääsevät käsiksi arkistoituun dataan. Osalla arkistointiobjekteja arkistoitu tieto näytetään samoilla ruuduilla kuin arkistoimaton. Näin on kirjanpidossa ja ostoissa. Joissain sovelluksia on omat transaktiot arkistoidulle datalle (esim. näytä arkistoitu lasku).

Ei pidä ahnehtia kaikkia tunnistettuja arkistointiobjekteja kerralla. Projekti kannattaa jakaa osiin muutama objekti kerrallaan.

Arkistointiajot voivat olla erittäin pitkä ja raskaita. Jotta ajojen kestoista saataisiin kokemusta, testissä pitäisi ajaa tuotantoa vastaavia ajoja. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kuorma testissä ei vastaa tuotantoa.  Vaikka arkistoajoja voi ajaa samaan aikaan muiden ajojen kanssa ne heikentävät yleistä suorituskykyä siinä määrin, että ajot joudutaan ajoittamaan hiljaisiksi ajoiksi (öiksi, viikonlopuiksi, juhlapyhiksi).

Arkistointi pitää suunnitella ja tehdä oikein alusta alkaen. Osaaminen perustuu kokemukseen. Liikaa ei voi testata ja validoida, eikä liian varovainen voi olla. On vaikeaa katua, kun tiedot on arkistoitu. Miten selittää tilintarkastajalle, ettei laskuja voi saada, kun tuli tyrittyä arkistoinnissa.

Vasta, kun kaikki ovat selvillä ja vakuuttuneita arkistoinnin toimivuudesta, voidaan päättä ensimmäistä arkistoinnista tuotannossa.

Jotta poistetuista datoista vapautuva tila saadaan käyttöön, pitää arkistoidut taulut ja niiden indeksit reorganisoida. On IT-osaston tehtävä huolehtia tästä osuudesta.

Projektin tulokset

Projektin tulos on tietojen ensimmäinen arkistointi. Usein on tavallista, että ensimmäinen arkistointi on luonteeltaan siivousarkistointia, jossa poistetaan kerralla runsaasti vanhaa dataa.

Projektin tuloksena olisi hyvä syntyä arkistointikäsikirja, jossa on dokumentoitu ja ohjeistettu koko arkistointiprosessi yksityiskohtineen. Tämän dokumentin ei pitäisi jäädä pölyttymään hyllyyn vaan sitä pitäisi jatkossa täydentää muutoksin.

Jos lopetetaan ensimmäisen arkistoinnin jälkeen, ollaan jonkin ajan kuluttua samassa tilanteessa ja käynnistämässä uutta arkistointiprojektia, jossa suuri osa työstä pitää tehdä uudelleen. Siksi projektin tuloksena pitäisi syntyä myös suunnitelma jatkuvasta arkistoinnista, miten arkistointi hoidetaan tulevaisuudessa.

Jatkuva arkistointi

Arkistoinnin pitäisi olla osa normaalia järjestelmän ylläpitoa eikä tulipalojen sammuttamista.

  • Kuka tekee kuukausittaiset, viikoittaiset, vuosittaiset ajot ja kuka ylläpitää itse arkistoa?
  • Kuka tarkistaa säännöllisten arkistoajojen lokit parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi? Kuka huomaa virheelliset toimintamallit, jotka johtavat keskeneräisiin prosesseihin. Esimerkiksi palautukset, joihin ei tehdä vastaanottoja. Kuka informoi liiketoimintaa virheellisistä käytännöistä
  • Kuka huolehtii uusista arkistointitarpeista? Esimerkiksi uusien moduulien ja toimintojen käyttöönotot tai järjestelmämuutokset, jotka vaikuttavat arkistointiin? Uudet raportit tai organisatoriset muutokset tai muutokset prosesseissa ja konfiguroinneissa kuten uudet tilaus- ja laskulajit, tositelajit jne.

Kokemuksia

Teoria on usein eri kuin käytäntö. Liiketoiminnan kiinnittäminen projektiin on vaikeaa. Projektiorganisaatio saadaan kyllä nimettyä, mutta kun työ alkaa, porukkaa alkaa tippua, kun on tärkeämpääkin tekemistä.

Jatkuva arkistointi on oma lukunsa. Kun siihen hakee resursseja, syntyy nopeasti tyhjiö ympärille. Palvelutoimittajatkin ovat nihkeitä tarjoamaan itse arkistointityötä. Ulkoisen arkistointijärjestelmän kustannuksia on vaikea saada hyväksytettyä.

Valitettava lopputulos on usein, että joku IT-osastolta puuhaa arkistointia ”vapaa-ajallaan”. Osan arkistointiajoista voi automatisoida prosessiketjuiksi, mutta niitäkin jonkun pitäisi seurata.
Teknisesti arkistointi on yksinkertaista, mutta kaikki muu siihen liittyvä on vaikeaa.