SAP taloushallinto

Loppulaskenta 1900-luvun tietojärjestelmien monimutkaisuudelle?

SAP on suurimman muutoksen edessä sitten 90-luvun lopun R/3 client/server -lanseerauksen. Muistivarainen teknologia ja uudet S4HANA yrityssovellukset tulevat korvaamaan nykyiset. On selvää, että jossain vaiheessa kaikkien SAP asiakkaiden on siirryttävä uuteen.  2025  on SAP:n nykyisille sovelluksille ilmoittama tuen takaraja. Tuskin SAP lypsävää lehmää tappaa, mutta maksut kyllä nousevat.

Vaikka näyttäisi siltä, että aikaa on runsaasti, kannattaa ryhtyä suunnittelemaan tiekarttaa uuteen. Sen voi tehdä askel kerrallaan. Korottamalla version vähintään ECC607:ään, siirtämällä sovellukset HANA-tietokantaan, siirtymällä uuteen pääkirjaan (NGL). Siirtyminen S4-maailmaan tarkoittaa talouden puolella myös siirtymistä uuteen pääkirjaan (NGL New General Ledger).

 

S4_ROADMAP

 

Kannattaa myös miettiä mitä vie mukanaan uuteen. Pitäisikö tehdä kokonaan uusi? Tai olisiko viimein aika aloittaa arkistointiprojekti?

SAP:n mielenkiinto kohdistuu nyt uuteen. Samoin kumppaneiden ja konsulttien, sillä milloinkaan ei ole IT-maailmassa ollut erityisen suosittua profiloitua vanhojen sovellusten asiantuntijaksi. Siksi tulee aika, jolloin vanhalle voi olla vaikeaa löytää tukea.

Vihdoinkin! Tätä ratkaisua on odotettu jo kirjanpidon keksimisestä asti.

Talouden rooli ERP järjestelmässä <PDF>

Helmitaulu

Integraatio

Talouden ja logistiikan reaaliaikainen integraatio on aina ollut SAP:n myyntivaltti. Integraation toimivuus perustuu konfigurointeihin, perustietojen laatuun sekä järjestelmän käyttäjien osaamiseen. Päätökset logistiikan alueella vaikuttavat taloushallintoon ja päinvastoin. Virheetkin ovat integroituja.

Onnistunut käyttöönotto edellyttää konfigurointivalintojen ja niiden seurausten ymmärtämistä. Miten SAP:n organisaatiorakenteet saadaan vastaamaan yrityksen omia rakenteita ja tarpeita? Mikä on kustannuslaji, ovatko kaikki tilit kustannuslajeja, mitä valinta vaikuttaa MM tiliöinteihin? Miten tulosyksikkö määräytyy, miten tuotekustannukset saadaan kannattavuusanalyysiin? Mitä tietoja liittymässä pitää olla, jotta kirjanpidon tosite, verot ja sisäisen laskennan tiedot tulevat oikein.

Kuinka syvällisesti pitäisi tuntea muita moduuleja? Pitääkö taloudessa tietää miten tavarat ja tieto liikkuvat yrityksen logistiikassa? Riittää kun tuntee integraatiopisteet, joissa tiliöinnit määräytyvät. Ne sijaitsevat yleensä kohdissa, joissa tavara tulee yritykseen tai lähtee sieltä tai sen arvo muuttuu. Mitä paremmin talous tuntee näiden prosessien logiikkaa ja konfigurointeja, sitä varmemmin voi luottaa sieltä tulevien talouden kirjausten laatuun.

Hankinnasta maksuun – prosessi

FI_MM_Procure_to_Pay

 

Esimerkkejä talouden ja ostoprosessin integraatiosta

Ostoprosessi talouden näkökulmasta IDES HTML 20.3.2016
Ostoprosessi talouden näkökulmasta (Financials in Purchase to Pay Process) PDF

 

Hankintaehdotus voi syntyä automaattisesti MRP-ajosta, APO:sta, myyntilaukselta (trading), kunnossapitotilaukselta, tuotantotilaukselta tai manuaalisesti. Jos sitoumusten hallinta on aktivoitu, tarkistetaan hankintaehdotuksen ja ostotilauksen luonnin yhteydessä mahtuuko hankinta kustannuspaikan tai tilauksen budjettiin). Kirjanpitoon syntyy tosite vasta tavaran vastaanoton yhteydessä. Kohteena voi olla tulosyksikkö, kustannuspaikka, tilaus, projekti, käyttöomaisuus riippuen ostotilauksen tliöintityypistä. Laskusta syntyy avoin toimittajaerä.

 

Tilauksesta maksuun – prosessi

FI_Order_to_Cash_2

 

Esimerkkejä talouden ja myyntiprosessin integraatiosta

Myyntiprosessi talouden näkökulmasta  IDES ECC607  HTML 10.4.2016

Myyntiprosessi talouden näkökulmasta (Sales order process from accounting perspective) PDF

 

Kuvan prosessi alkaa myyntitilauksesta, mutta sitä voisi edeltää tarjouskäsittely. Suuri osa tilauksista tulee nykyään sähköisessä muodossa. Asiakkaan luottokelpoisuus voidaan tarkistaa sekä tilauksen tullessa että ennen toimitusta. Tilausvaiheessa ei synny kirjauksia laskentaan. Vasta toimituksen yhteydessä syntyy kirjanpitoon tosite.  Seuraava tosite syntyy laskulta. Jos asiakas ei maksa tai maksaa myöhässä, saatavia voidaan periä ja viivästyksestä lähettää korkolasku. Myyntiprosessista syntyy kirjauksia myös sisäiseen laskentaan kuten kannattavuusanalyysiin (COPA). Myynti tuloutuu tulosyksikölle, joka uudessa pääkirjassa (NGL) on osa ulkoista laskentaa.

 

SAP ERP raportointityökalut

SAP ERP raportointityökalut

ERP, BW?

SAP:n asiakkaat olivat alkuaikoina varsin tyytymättömiä raportointiin. Kutsuttiinpa sappia jopa “tiedon hautausmaaksi”. Valtavasti tietoa oli saatu sisään, mutta mitään ei tullut ulos. Ratkaisuksi tähän ongelmaan syntyi SAP NetWeaver Business Warehouse (BW), jonka raportointiin ja analysointiin optimoituihin tietorakenteisiin tiedot siirtyivät operatiivisesta tietokannasta. BW ei kuitenkaan ole sovelluskäyttäjien väline vaan IT:n. Eikä se ollut reaaliaikainen. SAP ERP raportointityökalut ovat kuitenkin edelleen hyvä vaihtoehto.

Vakioraportit, Report Painter, SAP Query?

Lukuisten valmiiden vakioraporttien ohella SAP ERP raportointityökalut kuten Report Painter ja SAP Query tarjoavat joustavan ja helpon tavan luoda omia raportteja. Niitä monet controllerit käyttävät kausiraportoinnin lisäksi varsinkin ad hoc raportointiin, ongelmien ratkaisuun ja virheiden selvittämiseen.

Monet SAP ERP ulkoisen laskennan FI-raportit ovat jäykkiä eivätkä salli muutoksia. Sen sijaan useimmat CO raportit on tehty Report Painterilla, joka on helppokäyttöinen väline omienkin raporttien luontiin. Nämä raportit tarjoavat paitsi reaaliaikaisen näkymän tietoihin myös mahdollisuuden porautua rivitietoihin ja alkuperäisiin tositteisiin.  Tällaista tietoa tarvitaan varsinkin, kun haetaan “totuutta” lukujen takana.

Muita perussapista löytyviä työkaluja tietojen analysointiin ovat tietokantaselain (SE16), pikaselain (SQVI) ja SAP Query. Niiden käyttö on kuitenkin usein varsinkin suurissa yrityksissä estetty tai ainakin rajoitettu.

CO raportointi

Loader Loading...
EAD Logo Taking too long?

Reload Reload document
| Open Open in new tab

Download [1.49 MB]